Todos sabemos que las reuniones de trabajo pueden ser aburridas y acabar con la productividad.
A pesar de que las reuniones de trabajo son necesarias, es importante recordar que, mientras un grupo de personas esta en dicha reunión, es improductivo, no está tomando decisiones ni agregado valor al producto o servicio que se presta. Por ello, es necesario asegurarse de que las reuniones sean productivas.Las siguientes 7 recomendaciones pueden resultar útiles para realizar reuniones breves y productivas.
1. Piensa antes de calendarizar la reunión.
Este asunto, ¿realmente requiere de una reunión? ¿no puede ser resuelto mediante una conversación con una de las personas? ¿tal vez algo de trabajo en línea?
2. Define tu agenda y los productos esperados.
Las agendas fijan las expectativas de modo que todas las aportaciones se mantengan alineadas. Y con objetivos claros, los participantes se mantendrán en el tema y vendrán preparados para obtener los productos indicados.
3. Programa reuniones breves.
Muchas reuniones pueden ser mucho más cortas y productivas: prueba a realizar reuniones de 15 a 20 minutos.
4. Inicia y termina a tiempo.
Respeta el tiempo de los demás; lo apreciarán y será puntuales como una forma de reciprocidad.
5. Mantente dentro del tema.
Es muy fácil que una discusión se desvíe del tema. Un buen líder de la reunión dejará estos temas para el final de la reunión o para otra ocasión.
6. Envía los materiales de la reunión con anticipación.
Leer en grupo durante una reunión es una pérdida de tiempo. Enviando los materiales con tiempo fijaremos las expectativas de los asistentes quienes vendrán preparados para optimizar el tiempo de discusión.
7. Designa un secretario de la reunión.
Registrar y compartir notas y acuerdos resulta crítico para que las reuniones sean efectivas, además de guiar futuras reuniones.
Prueba estas recomendaciones, tu equipo de trabajo te lo agradecerá.
El artículo original se encuentra en:
http://visual.ly/7-hacks-kill-useless-meetings
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