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viernes, 18 de julio de 2014

¿Qué hay de malo con la burocracia? (y 6)

La irracionalidad de la burocracia.

La organización propuesta por Max Weber tiene, seguramente, ventajas. Sin embargo, las disfunciones que tanto daño ocasionan, se han convertido en la plaga del siglo.

Un artículo del periódico "El Siglo de Torreón" se refiere a este problema:

"Los ejemplos son interminables, pero el común denominador es uno: la burocracia, sobre todo la mente burocrática, ha tomado el control de México. Todo en el país se ha burocratizado al grado del estancamiento, mientras los llamados “poderes fácticos”, esos que están por encima de la ley y las regulaciones que afectan a los ciudadanos normales, tienen cancha para hacer de las suyas. El México de la gente normal vive asediado no sólo por la inseguridad, la criminalidad, los excesos sindicales y las empresas que la abruman, sino también por los burócratas que, muchas veces sin darse cuenta, han hecho del reino del hombre un mundo kafkiano sin salida."

El artículo completo se encuentra aquí.

En el caso específico de la investigación científica, no sólo en México, sino en América Latina, escuchamos opiniones como las siguientes:

La terrible burocracia.

“La comunidad científica de los países de América Latina y el Caribe, lamentablemente, se comunica poco, pese a tener muchos desafíos en común; uno de ellos quizás sea tener que enfrentar a la terrible burocracia. Científicos que deben dedicar largas jornadas a a llenar formularios y hacer trabajo administrativo. Países donde puede tomar 6 meses importar un anticuerpo o exigencias burocráticas que retardan hasta en dos años la llegada de valioso instrumental DONADO a un laboratorio, son sólo algunos ejemplos.”

Para elaborar el interesante vídeo que se incluye al final de esta entrada se entrevistó a:

Luis Demidovich Academia de Ciencias de Brasil
Juan Pedro Laclette Academia Mexicana de Ciencias
Gisella Orjeda CONCYTEC Perú
Jorge Huete Presidente de la Academia de Ciencias de Nicaragua
Juan Asenjo presidente de la academia chilena de ciencias.

Entre muchas otras ideas que presentaron se encuentran: 

Para Jorge Huete, la burocracia administrativa es uno de los peores cuellos de botella de la gestión. En Nicaragua, la situación empeora porque todos los cargos administrativos son asignados por y para políticos que no necesariamente son técnica y científicamente capaces.

A juicio de Juan Pedro Laclette, la burocracia provoca un gran retraso al avance de la ciencia debido al tiempo que cada investigador pierde en lo que califica como “una tramitología excesiva”.

Juan Asenjo reconoce que en Chile hay bastante burocracia a nivel de las universidades, en parte, debido a que autoridades universitarias como rectores y directores de departamento son elegidas por sus pares, al buscar la popularidad, se cae en la mediocridad.

En Brasil, dice Luis Demidovich, la importación de equipamiento e insumos para investigación aún toma varios meses, a diferencia de otros países donde tardan pocos días en llegar.

El tener que llenar formularios, presentar postulaciones a múltiples fondos estatales, rendir cuentas a diversas agencias, o tramitar autorizaciones incluso para recibir donaciones, restan entre el 25 y 30% del tiempo de los académicos y directivos en el ámbito científico estiman, Juan Pedro Laclette y Jorge Huete.

El vídeo al que nos referimos es el siguiente.

Esperamos que sea de utilidad.

Saludos.

El título del vídeo es:


Burocracia: ¿un obstáculo para la ciencia de América Latina?





En acaso de que no se pueda acceder al vídeo directamente dese el blog, el enlace al vídeo se encuentra aquí.

jueves, 17 de julio de 2014

Las disfunciones de la burocracia (6).


Conformidad extrema con rutinas y procedimientos.

En esta serie de artículos hemos estado comentando el gran daño que las disfunciones de la burocracia causan a las organizaciones. Las 5 disfunciones anteriores se encuentran en los siguientes enlaces:

1. Mayor internalización de las reglas y exagerado apego a los reglamentos.
Los objetivos para los que se creó el reglamento deja de ser importantes, sólo importan las reglas.

2. Exceso de formalismo y papeleo.
"Envíame un memorándum con tu solicitud, un original y veinte copias. Sellado y firmado por..."

3. Resistencia al cambio.
Las prácticas rutinarias dan seguridad al burócrata, por ello, obstaculiza cualquier intento de cambio.

4. Despersonalización de las relaciones.
Es notable el afán del burócrata por "protegerse", es decir, por hacer evidente que está cumpliendo con las funciones del cargo, no con los objetivos de la organización, sino con las funciones del cargo, que, por diversas razones, no siempre coinciden.

5. Categorización del proceso de toma de decisiones.
Todas las decisiones son tomadas por el burócrata de más alto rango, poco importa si no tiene ni la más remota idea sobre lo que va a decidir.

6. Conformidad extrema con rutinas y procedimientos.
El burócrata se dedica a inventar reglas para  que cualquier tarea sea realizada "de acuerdo al procedimiento", no está claro si es la forma más eficiente o la que resuelve el problema, eso es lo de menos; lo importante es que se sigan los procedimientos al pie de la letra.

La conformidad con las rutinas y procedimientos puede ser útil, pero cuando se llega al extremo, se vuelve irracional y sin sentido.

"La burocracia destruye la iniciativa. Hay pocas cosas que los burócratas odien más que la innovación, especialmente la innovación que produce mejores resultados que las viejas rutinas."

Esta frase de Frank Herbert señala el peor efecto que esta conformidad con rutinas y procedimientos genera; mata la innovación. El burócrata aplica toda la fuerza de la burocracia para impedir que las innovaciones se lleven a cabo; desde la colocación de obstáculos simples como dificultar el acceso a los recursos necesarios para llevar adelante la innovación, hasta el uso de los reglamentos como arma en contra del innovador y cualquier otro recurso que el burócrata tenga a su alcance.

Un vídeo un tanto cómico que muestra la actitud de un burócrata.





En caso de que el vídeo no pueda verse directamente desde este blog, puede hacer clic sobre la imagen para acceder. O aquí.

Esperamos que esta información sea útil.

Saludos.





domingo, 25 de mayo de 2014

Las disfunciones de la burocracia 5.

Categorización del proceso de toma de decisiones.

Esta disfunción puede observarse fácilmente; cuando se requiere tomar una decisión, no es tomada por la persona más preparada o que mejor conoce sobre un tema, sino por la persona que ocupa un puesto más alto en la jerarquía burocrática.

Los efectos de esta forma de tomar decisiones son evidentes; decisiones equivocadas que, a veces, van completamente en contra del objetivo organizacional o del propósito específico que esa decisión persigue.

Además de decisiones sin sentido, esta disfunción hace que, la persona que ocupa una elevada posición jerárquica, comienza a pensar que es infalible, por lo que, si alguien tiene una opinión diferente o cuestiona el valor de una decisión, es considerada peligrosa para la organización (por supuesto esta idea es completamente absurda), y entonces se toman represalias contra los "herejes" que se atreven a pensar diferente.

Un artículo interesante que se relaciona con lo que hablamos es "La poderosa burocracia":

"Así pues, la verdadera burocracia tiene un carácter intolerante e intrusivo que la distingue de un Estado policíaco. Éste sólo atiende al exterior. En cambio, la burocracia, cuando se ha desarrollado plenamente, busca en los corazones y la mente. Pero si a un militar o a un policía se le enseña a observar nuestras costumbres, a informar sobre nuestras opiniones, a encuestar nuestros arreglos domésticos, entonces se le está enseñando a ser burócrata". 

Esté problema de la decisión jerárquica se vuelve un problema muy grave para las organizaciones y los países, especialmente por lo que afirma James Burnham, con base en las ideas sociológicas de Pareto que se encuentran en el libro de control estadístico del proceso:

El libro se llama:  Statistical Process Control. The Deming Paradigm and Beyond.
Los autores son:  James R. Thompson y Jaceck Koronacki
Editorial:               Chapman & Hall/CRC

En el prefacio a la primera edición dice:

Pareto perceived the inevitability of elites in control of society. Extrapolating from Pareto’s works, particularly the massive Mind and Society, the American political scientist, James Burnham, writing in the late 1930s and early 1940s, observed the presence of such elites in Fascist, Communist and Bourgeois Capitalist societies. These elites were based on the expertise to seize and maintain power, rather than on excellence in the arts, sciences and technology.

Donde básicamente se refiere a las élites que controlan la sociedad y las organizaciones:

"Estas élites están basadas en su expertis para apropiarse y mantener el poder, en vez de en la excelencia en las artes, las ciencias y la tecnología".

Una explicación de la fuerte intolerancia de las altas jerarquías cuando se cuestionan sus decisiones, es que, dado que sólo se preocupan por mantener el poder, ven estos cuestionamientos como un peligro para mantener el poder, así que reaccionan violentamente ante esta supuesta amenaza.

Este tema es muy interesante, especialmente para estudiantes de procesos industriales. Una buena lectura es:

"The Managerial Revolution: What is Happening in the World"


Esperamos que sea de utilidad.

Los enlaces a las anteriores disfunciones de la burocracia son:

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/02/burocracia-y-burocratismo.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/03/las-disfunciones-de-la-burocracia-y-2.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/03/las-disfunciones-de-la-burocracia-3.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/04/las-disfunciones-de-la-burocracia-4.html

Saludos.





martes, 8 de abril de 2014

Las disfunciones de la burocracia 4.

Despersonalización de las relaciones

Es cierto que la burocracia como modelo organizacional tiene objetivos importantes, sin embargo, cualquier modelo organizacional que se emplee presenta deficiencias; es importante tener previstos los efectos no deseados con la finalidad de tomar acciones tendientes a evitar, dentro de lo posible, que las disfunciones dañen a la institución o empresa.

El énfasis en los cargos y puestos burocráticos genera esta despersonalización de la que hablamos; el ocupante de un puesto burocrático no percibe a sus compañeros como personas, sino como cargos y puestos que deben realizar las funciones correspondientes.

Es notable el afán del burócrata por "protegerse", es decir, por hacer evidente que está cumpliendo con las funciones del cargo, no con los objetivos de la organización, sino con las funciones del cargo, que, por diversas razones, no siempre coinciden.

Tampoco le interesa hacer trabajo de equipo, ya que no está trabajando con otras personas, sino solamente para cumplir las funciones de su cargo burocrático.

El conocido cortometraje de Disney "Paperman" es ilustrativo.

Las tres partes anteriores de esta serie se encuentran en:

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/02/burocracia-y-burocratismo.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/03/las-disfunciones-de-la-burocracia-y-2.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/03/las-disfunciones-de-la-burocracia-3.html

Saludos.