Las disfunciones de la burocracia 5.

Categorización del proceso de toma de decisiones.

Esta disfunción puede observarse fácilmente; cuando se requiere tomar una decisión, no es tomada por la persona más preparada o que mejor conoce sobre un tema, sino por la persona que ocupa un puesto más alto en la jerarquía burocrática.

Los efectos de esta forma de tomar decisiones son evidentes; decisiones equivocadas que, a veces, van completamente en contra del objetivo organizacional o del propósito específico que esa decisión persigue.

Además de decisiones sin sentido, esta disfunción hace que, la persona que ocupa una elevada posición jerárquica, comienza a pensar que es infalible, por lo que, si alguien tiene una opinión diferente o cuestiona el valor de una decisión, es considerada peligrosa para la organización (por supuesto esta idea es completamente absurda), y entonces se toman represalias contra los "herejes" que se atreven a pensar diferente.

Un artículo interesante que se relaciona con lo que hablamos es "La poderosa burocracia":

"Así pues, la verdadera burocracia tiene un carácter intolerante e intrusivo que la distingue de un Estado policíaco. Éste sólo atiende al exterior. En cambio, la burocracia, cuando se ha desarrollado plenamente, busca en los corazones y la mente. Pero si a un militar o a un policía se le enseña a observar nuestras costumbres, a informar sobre nuestras opiniones, a encuestar nuestros arreglos domésticos, entonces se le está enseñando a ser burócrata". 

Esté problema de la decisión jerárquica se vuelve un problema muy grave para las organizaciones y los países, especialmente por lo que afirma James Burnham, con base en las ideas sociológicas de Pareto que se encuentran en el libro de control estadístico del proceso:

El libro se llama:  Statistical Process Control. The Deming Paradigm and Beyond.

Los autores son:  James R. Thompson y Jaceck Koronacki

Editorial:               Chapman & Hall/CRC

En el prefacio a la primera edición dice:

Pareto perceived the inevitability of elites in control of society. Extrapolating from Pareto’s works, particularly the massive Mind and Society, the American political scientist, James Burnham, writing in the late 1930s and early 1940s, observed the presence of such elites in Fascist, Communist and Bourgeois Capitalist societies. These elites were based on the expertise to seize and maintain power, rather than on excellence in the arts, sciences and technology.

Donde básicamente se refiere a las élites que controlan la sociedad y las organizaciones:

"Estas élites están basadas en su expertis para apropiarse y mantener el poder, en vez de en la excelencia en las artes, las ciencias y la tecnología".

Una explicación de la fuerte intolerancia de las altas jerarquías cuando se cuestionan sus decisiones, es que, dado que sólo se preocupan por mantener el poder, ven estos cuestionamientos como un peligro para mantener el poder, así que reaccionan violentamente ante esta supuesta amenaza.

Este tema es muy interesante, especialmente para estudiantes de procesos industriales. Una buena lectura es:

"The Managerial Revolution: What is Happening in the World"

Esperamos que sea de utilidad.

Los enlaces a las anteriores disfunciones de la burocracia son:

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/02/burocracia-y-burocratismo.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/03/las-disfunciones-de-la-burocracia-y-2.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/03/las-disfunciones-de-la-burocracia-3.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/04/las-disfunciones-de-la-burocracia-4.html

Saludos.

Las disfunciones de la burocracia 4.

Despersonalización de las relaciones

Es cierto que la burocracia como modelo organizacional tiene objetivos importantes, sin embargo, cualquier modelo organizacional que se emplee presenta deficiencias; es importante tener previstos los efectos no deseados con la finalidad de tomar acciones tendientes a evitar, dentro de lo posible, que las disfunciones dañen a la institución o empresa.

El énfasis en los cargos y puestos burocráticos genera esta despersonalización de la que hablamos; el ocupante de un puesto burocrático no percibe a sus compañeros como personas, sino como cargos y puestos que deben realizar las funciones correspondientes.

Es notable el afán del burócrata por "protegerse", es decir, por hacer evidente que está cumpliendo con las funciones del cargo, no con los objetivos de la organización, sino con las funciones del cargo, que, por diversas razones, no siempre coinciden.

Tampoco le interesa hacer trabajo de equipo, ya que no está trabajando con otras personas, sino solamente para cumplir las funciones de su cargo burocrático.

El conocido cortometraje de Disney "Paperman" es ilustrativo.

Las tres partes anteriores de esta serie se encuentran en:

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/02/burocracia-y-burocratismo.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/03/las-disfunciones-de-la-burocracia-y-2.html

http://proc-industriales.blogspot.mx/2014/03/las-disfunciones-de-la-burocracia-3.html

Saludos.

Las disfunciones de la burocracia 3.

La resistencia al cambio.

Como hemos visto en entradas anteriores, la burocracia como forma de organización tiene ventajas, sin embargo, es muy fácil que sus ventajas se conviertan en graves obstáculos para el logro de los objetivos de una empresa o institución.

Estas fallas burocráticas reciben el nombre de "disfunciones", las primeras dos que hemos comentado son:

1. Mayor internalización de las reglas y exagerado apego a los reglamentos.

Esta disfunción se manifiesta en que los reglamentos se vuelven más importantes que los objetivos de la organización. Una frase que pone de relieve esta pérdida de objetivos es:

"Si no se van a cumplir, ¿para qué tenemos reglamentos?"

Uno puede pensar que esta pregunta se hace como broma, pero no es así, la burocracia pierde de vista que los reglamentos se hicieron para el logro de los objetivos. Si los objetivos se cumplen, los reglamentos no tienen ninguna importancia.

2. Exceso de formalismo y papeleo.

No es necesario explicar mucho esta disfunción, es de sobra conocida; "entregue estos documentos en un original y veinte copias".

Cuando un simple correo electrónico puede servir para comunicar cierta información, el burócrata no lo considera así, requiere un documento impreso, firmado (preferentemente con varias firmas), sellado (de preferencia con varios sellos de diferentes colores).

3. Resistencia al cambio.

Las prácticas rutinarias y repetitivas dan seguridad a la burocracia, cualquier intento de cambiar, es visto por el burócrata como una amenaza, por ello, se vuelve un obstáculo para cualquier cambio.

Aunque la resistencia al cambio es necesaria para garantizar cierta estabilidad de las organizaciones sociales, en el burócrata, esta resistencia alcanza niveles irracionales que perjudican el avance de cualquier institución, es una resistencia al cambio que proviene del miedo.

Burocracia y burocratismo.

¿Qué significa burocracia?

Frecuentemente se generan discusiones porque no definimos adecuadamente los términos con los que nos estamos comunicando. Mientras una persona se refiere al uso cotidiano de una palabra, otras se refieren al concepto científico o técnico de la misma.

Una buena idea, antes de generar discusiones, es clarificar cuál concepto estamos empleando en un momento dado.

En este caso se presenta el concepto de la Real Academia Española.

burocracia.

(Del fr. bureaucratie, y este de bureau 'oficina, escritorio' y -cratie '-cracia').

1. f. Organización regulada por normas que establecen un orden racional para distribuir y gestionar los asuntos que le son propios.

2. f. Conjunto de los servidores públicos.

3. f. Influencia excesiva de los funcionarios en los asuntos públicos.

4. f. Administración ineficiente a causa del papeleo, la rigidez y las formalidades superfluas.

Real Academia Española © Todos los derechos reservados

El enlace para consultar directamente el concepto es el siguiente:

http://lema.rae.es/drae/?val=burocracia

Como podemos observar, es una palabra con diversos significados. Para evitar confusiones, algunos autores prefieren distinguirlas empleando dos vocablos diferentes:

Burocracia para el concepto neutral; organización regulada por normas...

Burocratismo para el término peyorativo que hace referencia a ineficiencia y lentitud en los procesos.

burocratismo.

1. m. burocracia (‖ influencia excesiva de los funcionarios).

Real Academia Española © Todos los derechos reservados

Pero no debemos olvidar que el término burocracia hace referencia a ambos significados.

¿Cuál es el problema con la burocracia? El burocratismo.

El burocratismo es simplemente el conjunto de disfunciones de la burocracia. En esta serie de artículos, hablaremos acerca del efecto que estas disfunciones tienen sobre el desempeño una organización.

Si se desea conocer estas disfunciones, un artpiculo que contiene esta información se puede encontrar en el siguiente enlace:

http://sanabriapensamientoadmon.blogspot.mx/2008/10/teoria-de-la-burocracia.html

En este primer artículo hablaremos de la primera disfunción de la burocracia citada en esta página:

Mayor internalización de las reglas y exagerado apego a los reglamentos.

Esta disfunción consiste en que las directrices de la burocracia, registradas en forma de reglamentos que, en teoría, fueron diseñados para un mejor alcance de los objetivos de la organización, tienden a adquirir un valor positivo, que se independiza de los objetivos para los que fue redactado el reglamento. 

En resumen; el reglamento es más importante que los objetivos. 

Los reglamentos, en lugar de servir como medios para alcanzar los objetivos de la organización, se convierten en un fin, en el principal objetivo del burócrata.